Zoals aangekondigd in de nieuwsbrief van april worden wij hierbij geholpen door The Privacy Officers uit Borne. Dit jonge bedrijf richt zich, als specialist op het gebied van privacy, op alle dienstverlening met betrekking tot de Privacyverordening. Meer informatie over de AVG en de dienstverlening van The Privacy Officers vind je op https://www.theprivacyofficers.nl.
The Privacy Officers heeft een risicoanalyse gemaakt voor ATC'65 en op basis daarvan een actieplan. Daarnaast hebben ze ons geholpen bij het maken van een verplichte documenten zoals het privacybeleid, een privacyverklaring, een procedure voor datalekken, een datalekkenregister en verwerkingsovereenkomsten. Daarnaast hebben ze naar onze website en social media gekeken met het oog op het publiceren van persoonsgegevens. Daarbij gaat het om namen, mailadressen, maar ook om foto's en filmpjes.
Tijdens de ALV maandag geeft The Privacy Officers een korte toelichting op de AVG en de consequenties voor onze vereniging. Daarna vragen wij onze ledenvergadering om algemene toestemming te verlenen om van de huidige leden die 16 jaar en ouder zijn foto's en video's te maken en te publiceren. Voor leden onder de 16 jaar moeten de ouders toestemming verlening.
Voorstellen waarvoor instemming wordt gevraagd:
1) Binnen ATC’65 wordt gebruik gemaakt van een website en social media zoals Facebook, Instagram en Twitter.
De ALV geeft namens de leden van ATC'65 algemene toestemming voor:
- Het maken van foto’s en video’s namens ATC’65 van wedstrijden en evenementen waarop leden van 16 jaar en ouder herkenbaar in beeld zijn.
- Het publiceren van foto’s en video’s namens ATC’65 van wedstrijden en evenementen waarop leden van 16 jaar en ouder herkenbaar in beeld zijn, op bovenstaande kanalen.
Leden hebben het recht om deze algemene toestemming op ieder moment, zonder opgaaf van reden en consequentie, in te trekken.
2) Binnen ATC’65 wordt gebruik gemaakt van een nieuwsbrief om de leden en de ouders van de jeugdleden te informeren.
De ALV geeft namens de leden van ATC'65 algemene toestemming voor het versturen van de nieuwsbrief aan de huidige leden en ouders van jeugdleden en andere belangstellenden die op dit moment de nieuwsbrief ontvangen.
Aan nieuwe leden en ouders van nieuwe leden zal expliciet de vraag gesteld worden of zij de nieuwsbrief willen ontvangen.
Alle ontvangers van de nieuwsbrief hebben ten alle tijden de mogelijkheid aan te geven dat ze de nieuwsbrief niet meer willen ontvangen.
namens het bestuur,
Jan Arie Bijl, secretaris
