Wat is de aanleiding?
Op de Algemene Leden Vergadering van 27 mei jl. heeft een groep ouders aangekondigd dat zij een manifest met 7 zorgpunten hebben opgesteld. Hun woordvoerder vertelde dat inmiddels 200 handtekeningen zouden zijn verzameld en het manifest binnen twee dagen per aangetekende post aan de secretaris aangeboden zou worden. En dat de initiatiefnemers daarna graag met het bestuur in gesprek willen over het manifest. Het bestuur heeft toegezegd na bestudering van het manifest in gesprek te zullen gaan met een afvaardiging van de initiatiefnemers.
Zoals bekend is het manifest door een van de betrokkenen naar TC Tubantia gestuurd, nog voordat het bestuur van de inhoud in kennis was gesteld. Als bestuur hebben we daarop via een bericht op onze website gereageerd.
Wat is er vervolgens gebeurd?
Toen duidelijk was dat een journalist van Tubantia het manifest had ontvangen en er over wilde publiceren, is door de initiatiefnemers contact gezocht met het bestuur. Er is intensief overleg gevoerd via meerdere kanalen. Daarbij is afgesproken dat ondergetekende namens het bestuur een vertrouwelijkheidsverklaring zou tekenen waarin is vastgelegd dat de namen van de ondertekenaars alleen bij het bestuur en de initiatiefnemers bekend zijn, de ondertekenaars niet benaderd zullen worden en hun namen op geen enkele wijze publiek bekend worden gemaakt. Daarnaast is bij de uiteindelijke aanbieding van het manifest met de handtekeningen de tekst van het manifest op een aantal punten verzacht. En is aangegeven dat het manifest vooral bedoeld is om in gesprek te komen over de zorgpunten. Het manifest was voorzien van 181 handtekeningen, waarvan 103 afkomstig van ouders, 42 van spelers, 34 van overig (broers/zussen/opa's en oma's en oud leden) en 2 maal onbekend. Onder de ondertekenaars waren ook enkele spelers en ouders van spelers die inmiddels hun lidmaatschap hebben opgezegd.
Gesprek met initiatiefnemers
Als bestuur hebben we het manifest in ontvangst genomen en besproken in een extra vergadering. Dit heeft geleid tot een reactie aan de initiatiefnemers waarin we hebben aangegeven voorstander te zijn van openheid en transparantie en moeite te hebben met de vertrouwelijkheid die de initiatiefnemers hadden gevraagd. Toch hebben we als bestuur gemeend onze toezegging in de ALV te moeten nakomen en het gesprek aan te gaan met de initiatiefnemers.
In het gesprek hebben de initiatiefnemers hun zorgpunten toegelicht. Afgesproken is dat zij dit voor de volgende bestuursvergadering op papier zouden zetten en daarbij ook met verbetervoorstellen zouden komen. Vanuit het bestuur hebben we nogmaals aangegeven veel moeite te hebben met de manier waarop de initiatiefnemers hun zorgpunten naar voren hebben gebracht.
Reactie naar de initiatiefnemers
Na de bestuursvergadering hebben we de initiatiefnemers het volgende laten weten: We hebben niet alleen moeite met de proces dat de initiatiefnemers hebben gevolgd, maar ook met het optreden van een aantal van hen in het gesprek. We vonden het van weinig respect getuigen. Verder hebben wij aangegeven dat wij veel van de 'zorgpunten' die door hen naar voren zijn gebracht al door ons onderkend waren en dat we continu bezig zijn met verbeteringen. We hebben zelf het seizoen geëvalueerd en gaan samen met de commissies aan de slag met een aantal verbeterpunten.
Daarnaast is de auditcommissie "Forza" bezig om, nadat we als bestuur vanaf voorjaar 2017 aan de slag zijn gegaan met de uitkomsten van "Forza!ATC", de balans op te maken. Wij verwachten het rapport van de auditcommissie in oktober. Op de ALV in november stellen wij onze leden en de ouders van jeugdleden op de hoogte van de uitkomsten. Op basis van het rapport van de auditcommissie zullen we (waar nodig) verbetervoorstellen doen.
In afwachting van de uitkomsten van de auditcommissie "Forza" parkeren wij het manifest en de toelichting daarop. We hebben beiden wel voorgelegd aan de auditcommissie.
Namens het bestuur
Jan Arie Bijl,
Secretaris
