Het is alweer bijna november, de traditionele maand voor de jaarlijkse Algemene Ledenvergadering! Graag nodigt het bestuur daarom alle ATC-leden uit om bij te praten over het afgelopen voetbal- en financiële clubjaar, maar ook om een blik op de toekomst te werpen. De Algemene Ledenvergadering vindt plaats op maandag 27 november 2023 in ons clubhuis “De Toren”, aanvang 20.00 uur.
Deze komende ALV zal grotendeels gewijd zijn aan de uitdagingen met betrekking tot het bestuur en vrijwilligers. In de afgelopen jaren hebben we gezien dat het aantal bestuursleden en beschikbare vrijwilligers gestaag afneemt. Op dit moment bereiken we een kritiek punt waarop we meer vrijwilligers verliezen dan we kunnen verwelkomen. Hierdoor worden bestaande taken verdeeld over een steeds kleiner wordende groep mensen, en daar begint de schoen nu echt te knellen.
Het bestuur
Tijdens de komende Algemene Ledenvergadering zal Jan-Henk Staal, na ruim zes jaar, aftreden als bestuurslid verantwoordelijk voor facilitaire zaken. Dit heeft onder meer statutaire consequenties voor onze club, aangezien het aantal verplichte bestuursleden daarmee onder de drie komt. Dit onderwerp moet tijdens de ALV worden besproken. De centrale vraag is hoe we het bestuur in de toekomst moeten vormgeven.
Een andere statutaire vereiste is dat wij actief op zoek moeten naar nieuwe bestuursleden. Dit is echter niet nieuw, we hebben dit proces twee jaar geleden al in gang gezet toen Martin Weghorst zijn voorzitterschap neerlegde en tijdens de ALV van vorig jaar november, toen Roel Kok besloot tijdelijk als waarnemend voorzitter te blijven. Destijds hebben we zelfs een speciale werkgroep opgericht om een nieuwe voorzitter te vinden, en we hebben actief ons netwerk ingeschakeld om geschikte kandidaten te vinden. Ondanks al deze inspanningen heeft zich tot op heden echter niemand aangemeld om ons bestuur te versterken.
Daarom overwegen Erwin en ik of het wellicht beter is om zelf ook te bedanken en ruimte te maken voor een geheel nieuw bestuur. We merken dat veel mensen zeer begaan zijn met ATC en dat ook uiten in woorden, wij willen deze mensen absoluut aanmoedigen om deze woorden om te zetten in daden.
De commissies
Als we verder kijken naar de commissies dan zien we ook daar een chronisch te kort aan mensen. Hieronder een opsomming van een aantal commissies die essentieel zijn voor ATC en die op korte termijn (extra) bemenst moeten worden:
- Het Wedstrijdsecretariaat: Deze commissie is verantwoordelijk voor het plannen van wedstrijden, velden, kleedkamers, scheidsrechters en het trainingsschema. Op dit moment bestaat de commissie uit slechts twee personen, waarvan één aan het einde van het seizoen zal stoppen. We hebben dringend behoefte aan zes personen om de werkdruk te verminderen en goed beheersbaar te maken.
- Vertrouwenscontactpersoon: Na tien jaar heeft onze vertrouwenscontactpersoon ons aan het begin van dit seizoen verlaten, en tot op heden is het niet gelukt om een vervanger te vinden.
- De Financiële Commissie: Deze commissie verwerkt, controleert en betaalt facturen, en int contributies. Ook hier hebben we te maken met een tekort aan mensen. Bijna al deze taken rusten momenteel op de schouders van de penningmeester, en degene die verantwoordelijk is voor de contributie-inning stopt aan het einde van het seizoen.
- De Vrijwilligerscommissie: Verantwoordelijk voor het werven, opzetten en uitvoeren van het vrijwilligersbeleid en het begeleiden van stagiaires. Momenteel bestaat deze commissie alleen op papier, maar we hebben eigenlijk zes mensen nodig.
- De Scheidsrechterscommissie: Belast met het opleiden van scheidsrechters en grensrechters, maar ook deze bestaat slechts op papier.
- De Activiteitencommissie: Belast met het organiseren van activiteiten naast het voetbal, maar bestaat momenteel slechts uit twee personen.
Gaat er dan helemaal niks goed? Zeker wel! We hebben op dit moment een goed bemenste ledenadministratie met drie toegewijde leden, en de stafposities in de voetbalcommissie zijn over het algemeen ook goed bezet.
De boodschap
Wat willen we bereiken met deze uitgebreide boodschap? Het voornaamste doel is bewustwording bij onze leden. We kunnen dit niet alleen. We willen dit ook niet alleen. We zijn een vereniging waarin iedereen verantwoordelijk is voor wat er binnen de club gebeurt. Daarom hopen we dat deze Algemene Ledenvergadering niet alleen wordt bijgewoond door degenen die er doorgaans zijn, maar dat meer mensen hun betrokkenheid tonen en deelnemen.
De plannen
Wat zijn onze plannen? Gezien de uitdagingen waar we momenteel mee kampen, is het duidelijk dat we een andere richting moeten inslaan. We streven naar een toekomstbestendige structuur met een bestuur op "afstand" dat zich kan richten op besturen, in plaats van voortdurend te moeten reageren op operationele zaken en problemen en een bestuurlijke laag waarin de voorzitters van de commissies plaatsnemen voor de meer dagelijkse gang van zaken. Verder willen wij de commissies meer autonomie geven en willen wij een betaalde verenigingsmanager aan stellen die als centraal aanspreekpunt binnen de vereniging zal fungeren.
Hoe dit alles gerealiseerd gaat worden? Dat is iets wat we tijdens de Algemene Ledenvergadering op 27 november moeten bespreken, want er zijn nog geen concrete plannen. Daar hebben we jullie hulp hard bij nodig. We hopen je daar te verwelkomen!
Namens het bestuur,
Randell Schwab
Secretaris
Met elkaar, mooi voor elkaar!
Let op: De agenda en alle relevante stukken voor de ALV zijn hier in te zien. De agenda wordt in de aanloop naar de Algemene Ledenvergadering nog gewijzigd.
